GDPdU: Richtige E-Mail-Archivierung schützt Ihr Kapital

Die klassische Geschäftspost wird zunehmend durch E-Mail-Kommunikation verdrängt und wird in den kommenden Jahren fast gänzlich aus modernen Unternehmen verschwinden. Viele Firmen vergessen jedoch: Auch der elektronische Geschäftsverkehr wird als Handelsbrief im Sinne von §257 HGB behandelt. Somit unterliegen auch E-Mails der gesetzlichen Archivierungs- und Aufbewahrungspflicht.

Herkömmliche Briefe heften Sie ab, E-Mails mit dem falschen System bedeuten einen deutlichen Mehraufwand. Das System für die GDPdU-konforme Archivierung Ihrer E-Mails erfordert die gültige digitale Signatur, welche an die elektronischen Geschäftsbriefe angehängt werden muss. Sollte bei einer Rechnung die geforderte Signatur fehlen, verliert Ihr Unternehmen das Recht auf einen Vorsteuerabzug – Bares Geld geht verloren.
In der Buchhaltung ist es notwendig, dass die Buchungen in Ihrem System ohne großen Aufwand auf die dazu gehörigen E-Mails verweisen. Dies wird in der Regel durch eindeutige Revisionsnummern gewährleistet. Der Betriebsprüfer ordnet die Buchungen automatisch einer bestimmten E-Mail zu ohne einen Vollzugriff auf Ihre Geschäftskorrespondenz zu erhalten.

Die Herausforderung für Unternehmen liegt darin, die verschiedenen Lösungen zur Aufbewahrung und Archivierung aufeinander abzustimmen. Was bringt es Ihnen, wenn Sie für Buchhaltung, E-Mail-Verkehr und herkömmliche Papierdokumente drei verschiedene Lösungen miteinander verbinden müssen? Die hsp GmbH hat für diesen Zweck ein Komplettpacket entwickelt:  GDPdU-konform und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.

Unter dem Namen Opti.Mail erhalten Sie bei der hsp GmbH ein modulares System für die rechtssichere E-Mail-Archivierung. Das Programm arbeitet mit jedem E-Mail-Server zusammen und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf Ihrer Archivierung – ohne Mehraufwand für Ihre Mitarbeiter. Durch automatische Prüfung der digitalen Signaturen von eingehenden E-Mails und der Vergabe von eindeutigen Revisions-IDs können Sie Ihrer Betriebsprüfung entspannt entgegen sehen.

Neben der E-Mail-Archivierung bietet die hsp GmbH auch ein Komplettpacket zur GDPdU-konformen Datenarchivierung an: Von der Aufbewahrung Ihrer Daten, über die revisionssichere E-Mail-Archivierung bis zur Verfahrensdokumentation bieten wir Ihnen kompletten Service. Fordern Sie unter www.archivierungspflicht.de eine kostenfreie Informations-CD an und lassen Sie sich von unserem System überzeugen.

Mit über 120 Installationen und der Nutzung durch mehr als 500 Firmen, zählt die GDPdU- Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen.

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