hsp Software entwickelt GDPdU-konforme Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation wird bei einer Betriebsprüfung herangezogen, um nachzuweisen, dass die Anforderungen nach GoBS und der Abgabenordnung eingehalten worden sind. Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch, in dem die Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unverfälschbarkeit definiert sind.

Im Umfeld der Grundsätze zum digitalen Datenzugriff zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ist die Verfahrensdokumentation zwingend prüfungsrelevant. Sie verschafft Ihrem Unternehmen bei der Prüfung die notwendige Sicherheit um systemspezifischen Nachfragen aus dem Weg zu gehen. Durch die Verfahrensdokumentation kann bei einer Betriebsprüfung erheblich Zeit gespart werden – was die Herstellung des Normalzustands im Unternehmen erheblich beschleunigt.

Der große Nachteil einer ordentlich geführten Verfahrensdokumentation war bisher der Erstellungs- und Pflegeaufwand. An diesem Punkt hat der Softwareexperte hsp Software aus Norderstedt angesetzt. Mit der neuartigen Verfahrensdokumentation „Opti.Proof“ kann der Prozess zur Erstellung und Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation schneller abgewickelt werden. Die Dokumentationsvorgaben werden transparent und beinahe automatisch aus dem Datenarchiv ausgelesen und können ohne großen Aufwand aktuell gehalten werden.

Kombiniert mit dem externen Datenarchiv Opti.List werden große Teile der Dokumentation „selbstdokumentierend“ erstellt. Damit wird eine der bislang wohl größten Herausforderungen für eine revisionssichere Archivierung wesentlich vereinfacht. Durch die günstige Anschaffung und den deutlich gesunkenen Zeitaufwand zur Aktualisierung der Verfahrensdokumentation, gestaltet sich die Erstellung deutlich kostengünstiger.  Unternehmen können bereits beim ersten Einsatz durch Opti.List eine Zeitersparnis von 80% gegenüber der herkömmlichen Verfahrensweise erzielen. Langfristig profitieren die Unternehmen durch den geringen Pflegeaufwand und die Sicherheit bei der Betriebsprüfung.

Fordern Sie unter www.archivierungspflicht.de eine Informations-CD an und informieren Sie sich über die Möglichkeiten der Verfahrensdokumentation. Sie erhalten außerdem Vorschläge zur Verbesserung Ihrer Archivierung bspw. durch die E-Mail-Archivierung Opti.Mail.

Mit über 120 Installationen und der Nutzung durch mehr als 500 Firmen, zählt die GDPdU- Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen.

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