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Archive for the ‘E-Bilanz’ Category

„E-Bilanz Rechner“-App veröffentlicht

In dieser Woche hat die hsp Handels-Software-Partner GmbH eine App zur Berechnung der Kosten der E-Bilanz veröffentlicht. Genauer: Die App vergleicht den internen Aufwand und die daraus resultierenden Kosten mit den voraussichtlichen Kosten, sofern der Steuerberater die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz übernimmt.

Die Berechnungsgrundlage stammt dabei von Steuerexperten und beruht auf der Expertise der hsp GmbH zum Thema E-Bilanz.

Das Ergebnis dieser Berechnung ist explizit ergebnisoffen. Ein übersichtliches Diagramm verschafft nach der Eingabe aller Daten den Usern Überblick.

Des Weiteren lässt sich das Ergebnis auch bequem per Mail senden. Bei all dem verarbeitet die App die Daten ausschließlich im RAM-Speicher und verfügt über keine Funktion die Daten zu speichern.

Der Zeitpunkt der Fertigstellung fällt in die „heißeste Phase“ der ersten E-Bilanz. Im Sommer wird die größte Welle an übermittelten E-Bilanzen erwartet.

Damit decken sich ebenfalls die Informationen, die im Rahmen des „Forum E-Bilanz“ am 31.01.2014 vorgestellt wurden.

Vergleich hier:

 

Der große „Run“ auf die E-Bilanz ist also noch zu erwarten.

Wohl dem also, der Möglichkeiten hat sich Orientierung zu verschaffen. Dabei unterstützt die „E-Bilanz Rechner“-App.

Die letztgültige Entscheidung wird in vielen Fällen noch von weiteren Faktoren bestimmt, die sich unter anderem aus internen Strukturen ergibt. Diese Faktoren lassen sich nicht mit konkreten Zahlen beziffern.

An dieser Stelle ein Beispiel:

In die unten stehende Berechnung sind folgende Kerndaten eingeflossen:

  • Kontenstruktur: 500 Konten / 20 komplexe Sachverhalte
  • Interne Personenstundenkosten: 60 €
  • Externe Personenstundenkosten gem. StBGebV oder Individualvereinbarung: 120 €

Nach der Eingabe weiterer Schlüssel (voraussichtlicher Zeitaufwand intern u.ä.) ergibt sich bereits im Erstjahr ein enormes Sparpotential – das sich im Folgejahr sogar noch erhöht.

In diesem Fall also wäre es – sozusagen – geradezu fahrlässig die Anschaffung einer eigenen E-Bilanz Lösung auszuschließen:

 


Neues zur E-Bilanz

Mit dem BMF-Schreiben vom 27.06.2013 wurde eine überarbeitete Version der Taxonomien, die Taxonomie-Version 5.2, veröffentlicht. Diese Taxonomien sind für die Übermittlung von Jahres­abschlüssen, die nach dem 31.12.2013 beginnen, zu verwenden. Eine Taxonomie gilt immer ab dem Wirtschaftsjahr, das nach der Veröffentlichung folgt, also für Wirtschaftsjahre, die nach dem folgenden 31.12. beginnen.

Seit Langem gefordert, wurde nun endlich Ende Januar eine Gegenüberstellung der Unterschiede zwischen den Taxonomien 5.1/5.2. veröffentlicht. Dieses Vergleichsdokument wurde auf der Webseite www.esteuer.de eingestellt: „Änderungsnachweis und Vergleichsdokumente zum Taxonomie-Update 2013 (Taxonomie 5.1/5.2)“.  Für jede Taxonomieart (Kern-, Ergänzungs- oder Spezialtaxonomie) steht je eine Excel-Visualisierung zur Verfügung. In den Excel-Visualisierungen sind die Änderungen zur Taxonomie 5.1 farblich gekennzeichnet, z.B. werden neue Positionen grün markiert:

Die Finanzverwaltung gibt zu den Excel-Visualisierungen den Hinweis, dass die Excel-Visualisierungen nicht verbindlich sind und dass aufgrund der Fülle des Materials außerdem eine Auswahl der gängigsten und wichtigsten Informationselemente getroffen wurde, was in Einzelfällen den Eindruck der Unvollständigkeit erwecken könnte. Des Weiteren wurde auf www.esteuer.de der FAQ-Katalog aktualisiert.

Die Übermittlungsmöglichkeit mit der neuen Taxonomie 5.2 ist für Testfälle seit Mitte November 2013, für Echtfälle voraussichtlich ab Mai 2014 gegeben. Nachfolgend sind einige Änderungen erwähnt:

  • Erweiterungen bei den Stammdaten, z.B. Erweiterung Rechtsform-Katalog, Größenklassen
  • Ergänzung der Überleitungsrechnung
  • Erweiterung der Gewinnermittlung für besondere Fälle
  • Ergänzung  von Berichtsbestandteilen, z.B. zusätzlicher Berichtsteil für die GuV nach MicroBilG
  • Diverse Strukturoptimierungen bei „davon-Positionen“
  • Überarbeitung des Kapitalausweises bei Personengesellschaften (Aktivseite)
  • Änderungen bei den Positionen Löhne und Gehälter, sonstige Rückstellungen
  • Einfügung weiterer Auffangpositionen
  • Erweiterung des Berichtsteils „Steuerliche Gewinnermittlung für besondere Fälle“ – nur für Körperschaften
  • Optionale Ergänzungen von Taxonomie-Positionen für Vereine und Stiftungen
  • Diverse Änderungen bei der Branche: Banken
  • weitere Spezialtaxonomie für Zahlungsinstitute

Bei dem am 31.01.2014 stattgefundenen Herstellertreffen zum Thema E-Bilanz „Forum E-Bilanz zur fachlichen Taxonomie in den Räumen des Bundesministeriums der Finanzen, wurden von den Leitern des Projekts E-Bilanz weiterführende Hinweise gegeben:

  • Für die Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften gilt, dass diese noch bis zum Erscheinen der Taxonomie 5.3 als formatierter Text gesendet werden kann. Es wird von der Finanzverwaltung nicht erwartet, dass die Datenstruktur in Taxonomie 5.2 schon jetzt (freiwillig) von vielen Übermittlungspflichtigen genutzt wird.
  • Sonder – und Ergänzungsbilanzen können noch für WJ, die vor dem 01.01.2015 enden, als Freitext in der Gesamthands­bilanz versendet werden.
  • Daher wurden in der Taxonomie 5.2 die Möglichkeiten der übermittlungsfähigen Schriftarten bei den Fußnoten erweitert. Diese können insbesondere dazu genutzt werden, um die Besonderheiten bei Personengesellschaften in der Übergangsphase abzubilden.

Weiterhin besteht keine Übermittlungspflicht für folgende Steuerfälle, wenn das WJ vor dem 01.01.2015 endet, d.h. der steuerliche Jahresabschluss kann weiterhin in Papierform abgegeben werden:

  • Unternehmen mit ausländischen Betriebsstätten (für Positionen, die die ausl. Betriebsstätten betreffen)
  • Ausländische Unternehmen mit inländischen Betriebsstätten
  • Steuerbefreite / -begünstigte Körperschaften
  • Betriebe gewerblicher Art

Nach Ablauf der Übergangsfrist werden die Steuerpflichtigen vor große Herausforderung gestellt, denn dann wird es verpflichtend, für jeden Gesellschafter einer Personengesellschaft oder Mitunternehmerschaft einen eigenen Datensatz für die Ergänzungs- oder Sonderbilanz/en zu übermitteln. Das bedeutet,  vorausgesetzt es gibt je Gesellschafter eine Sonder- und eine Ergänzungsbilanz, sind insgesamt 21 Datensätze elektronisch zu versenden. Zusätzlich wird es erforderlich, je Gesellschafter das Kapitalkonto elektronisch darzustellen. Derzeit können mit der E-Bilanz Angaben zu 9.999 Gesellschaftern übermittelt werden

Von Seiten der Verwaltung besteht ein großes Interesse an der Einführung der Rückübertragungsmöglichkeit geänderter Bilanzen nach einer Betriebsprüfung. Derzeit erfolgt die Betriebsprüfung aber noch in der „Papierwelt“; eine Rückübertragung wird daher noch einige Zeit benötigen.

Opti.Tax OEM wird die Änderungen zu den Taxonomien zeitgerecht umsetzen. Die Änderungen zur Taxonomie 5.2 werden zur Verfügung stehen, wenn nach Veröffentlichung des ERiC 20 die Übermittlungsmöglichkeit für den Echtversand gegeben ist. Weiterhin arbeitet die hsp mit Hochdruck daran, die Erfassung und Pflege der Datensätze für die Gesellschafter einer Personengesellschaft anwenderfreundlich zu gestalten.

 


E-Bilanz in der Forschung: Selbst erstellen vs Erstellen lassen

Nachdem wir im vergangenen Jahr auf eine Studie aufmerksam gemacht haben, die durch Natalie Fauser erstellt wurde und den Status der Umstellung auf die E-Bilanz in Unternehmen beleuchtet hat, ist kürzlich eine weitere universitäre Studie veröffentlicht worden, die sich mit dem Thema E-Bilanz befasst.

Zu dieser hatten wir die Gelegenheit etwas beizusteuern: Unter anderem das E-Bilanz Tool Opti.Tax als Entscheidungshilfe dazu, welcher der Kardinalsweg für Unternehmen zur Lösung der E-Bilanz ist. Selbst erstellen vs erstellen lassen.

Entstanden ist die Studie als Studierendenprojekt im Modul „E-Bilanz“ an der Hochschule Darmstadt und sie beleuchtet die Hintergründe der E-Bilanz und die sich daraus ergebenden praktischen Optionen.

Der bekannte Hintergrund der E-Bilanz ist folgender:

Obwohl in den meisten Unternehmen die Daten bereits elektronisch erfasst wurden, mussten Papierberichte für Besteuerungszwecke zur Übermittlung an die Finanzbehörde meist kostenintensiv manuell generiert werden. In den Finanzbehörden wurden die übermittelten Daten dann von Hand erfasst, um sie elektronisch verarbeiten zu können.“ (S. 3)

Dass diese Vorgehensweise „fehleranfällig“ und „unwirtschaftlich“ sein muss bedarf keiner weiteren Erläuterung.

Neben der Erhöhung der Effizienz soll mit der E-Bilanz seitens der Finanzbehörden auch der „Besteuerungsprozess beschleunigt werden“ und „auch eine effizientere und zunehmend risikoorientierte Planung der Betriebsprüfung“ realisiert sein. (S. 8) „Davon“, so ist weiter zu lesen „könnten auch die Unternehmen profitieren, da sie möglicherweise seltener Betriebsprüfungen unterliegen“ (ebd.).

Der Konjunktiv ist gerechtfertigt, denn es mag auch das Gegenteil der Fall sein. Letztlich entscheidend ist ein Einblick in die übermittelten XBRL Daten für das Unternehmen, um Anhaltspunkte zu diesem nicht unerheblichen und gleichzeitig so unklaren Punkt zu haben, wie wir an anderer Stelle bereits beleuchtet hatten.

In der Studie werden in der Folge praxisnah für ein Unternehmen die Herausforderungen bei der Umstellung auf die E-Bilanz beleuchtet. Dieses stand vor der „Frage, wie die Daten nun an das Finanzamt zu übermitteln sind, da […] im Unternehmen kein Übermittlungsprotokoll und keine passende Software vorhanden war“.

Es ergeben sich im Wesentlichen also zwei Optionen, die in der Studie detailliert beleuchtet werden:

  • Erstellung im Unternehmen
  • Erstellung durch den Steuerberater

Letzteres bietet durchaus Vorteile. So ist das Personenstundenaufkommen im Unternehmen bei einer externen Lösung gering und es entfällt die Notwendigkeit der Anschaffung einer eigenen Softwarelösung. Dennoch gibt es in der Studie kein eindeutiges Plädoyer für die externe Lösung (eher im Gegenteil)  – auch nicht für kleine und mittelständische Unternehmen, denn:

Die genannten Vorteile sind […] immer unter dem Aspekt zu sehen, dass die Dienstleistungen des Steuerberaters, je nach Umfang und Qualität der vorgelegten Unterlagen und Datensätze, mit hohen Kosten verbunden sind. Daher stellt die „Steuerberaterlösung“ zwar eine komfortable, aber auch kostenintensive Lösung dar.“ (S. 14)

Im Folgenden wird nochmal explizit festgehalten, dass es sich bei der Steuerberaterlösung in der Tat um die „Arbeitsaufwand[s] sparendste aber wohl auch kostenintensivste Lösung […] handelt“ (ebd.).

Die Crux in diesem Kontext ist dabei vor allem ein Mangel an Erfahrung mit der elektronischen Bilanz:

Da bezüglich der Bearbeitung bisher noch wenige Erfahrungswerte in den Kanzleien vorliegen, wird für die Kostenermittlung wohl der entscheidendste Punkt sein, inwiefern manuelle Anpassungen bei der E-Bilanz nötig sein werden. Dies kann unter Umständen, bedingt durch die hohen Anforderungen der Finanzverwaltung, zu exorbitantem Zeit- bzw. Arbeitsaufwand in den Kanzleien führen, wodurch die damit verbundenen Kosten immens steigen.

Daher, so ließe sich folgern, wäre ein „Blindflug“ in die E-Bilanz ohne genaues Prüfen aller Optionen tendenziell fahrlässig, da Unternehmen so möglicherweise riskieren, in eine Kostenfalle zu tappen.

Als eines der Alternativmodelle zur „Blackbox“ der durch den Steuerberater erstellten E-Bilanz wird in der Folge auf die E-Bilanz Lösung Opti.Tax eingegangen und es werden anhand eines Testfalls die Übermittlung, der Aufwand und die Kosten verglichen.

Eines der möglichen Hindernisse für die Entscheidung zu einer eigenen Softwarelösung stellt für Unternehmer sicher die Vermutung einer fehlenden Nutzerfreundlichkeit dar. Zu Opti.Tax kommt die Studie jedoch zu dem Ergebnis, dass das Programm die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz vollumfänglich und dabei „sehr benutzerfreundlich ermöglicht“ (S. 20).

Das führt zu der Schlussfolgerung, dass „ein Programm wie Opti.Tax […] einem Unternehmen eine relativ einfache Möglichkeit [bietet], die Bilanz selbst in der neuen elektronischen Form zu übermitteln“.

Neben weiteren Vorteilen wie der Integration des „eBundesanzeigers,“ des E-Bilanz Standardwerks „E-Bilanz: Erläuterungen und Anleitungen zur Taxonomie“ ist es vor allem die Zukunftsorientierung, die im Fazit trotz des höheren Eigenaufwandes den Ausschlag in Richtung eigener Softwarelösung gibt:
Daher sollte jedes Unternehmen für sich prüfen, ob nicht die eigene Erstellung der E-Bilanz mit einem Programm wie „Opti.Tax“ günstiger ist und auf Dauer auch den Vorteil mit sich bringt, selbst gestalterische Freiheiten im Rahmen der Bilanzerstellung kennen zu lernen und zu nutzen.

Nicht zu vergessen ist dabei natürlich auch, dass über längere Zeit gesehen – denn die E-Bilanz wird bleiben – weitere Faktoren eine Rolle spielen, die die Erstellung der E-Bilanz mit einer eigenen Lösung favorisieren. Vgl. dazu: http://blog.sage.de/gastbeitrag-lohnt-sich-die-e-bilanz/

Die komplette Studie dürfen wir an dieser Stelle ebenfalls zum Download zur Verfügung stellen.

 


GDPdU-Wiki wird zum Compliance-Wiki

Die hsp Handels-Software-Partner GmbH gibt heute bekannt, dass die firmeneigene Blogplattform www.gdpdu-wiki.de künftig als Compliance Wiki unter der neuen Adresse www.compliance-wiki.de in neuem Design verfügbar sein wird. Mit dem Wechsel wird der Erweiterung des Portfolios und der Ausweitung der Themen Rechnung getragen:
Das Interesse an einem Fachblog startete mit der Veröffentlichung der Eigenentwicklung Opti.List. Das Tool ist eine bis heute konkurrenzlose Software, die in kürzester Zeit sämtliche Unternehmensdaten GDPdU-konform archivieren kann. Relevant wird dies für alle Unternehmen etwa bei Betriebsprüfungen oder sofern ein Altsystem abgeschaltet werden soll. Durch Opti.List können Unternehmen sich die Pflege eines nicht weiter genutzten Systems sparen, indem mit der Software die Altdaten rechtskonform archiviert werden. Damit ist das Altsystem unmittelbar im Anschluss obsolet . Um über aktuelle Rechtsprechung, technische Anforderungen, Neuerungen usw. zu informieren und zu kommentieren wurde durch die hsp GmbH als Service für Kunden und Interessenten das GDPdU-Wiki ins Leben gerufen.

Mit der Entwicklung von Opti.Tax hat die hsp GmbH eine modulare, intuitiv zu bedienende und leistungsfähige IT Lösung zur Übermittlung der E-Bilanz am Markt. Gleichzeitig wurde dadurch auch ein neues „Compliance“-Feld besetzt und die Expertise (sowie die Mitarbeiterzahl) massiv erweitert. Dies hat sich auch in der Kommunikation nieder geschlagen.

Folgerichtig wird also das Themenspektrum des Wikis erweitert und umfasst nun weitere Erläuterungen zu Gerichtsentscheiden, Kommentare, aktuelle Studien, Fachberichte und -artikel zum Themenkreis „Compliance“, ohne auf die bewährten Hinweise zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen zu verzichten.

Ein Abonnement per RSS Feed ist unter www.compliance-wiki.de/rss möglich.

Weitere Informationen zur hsp Handels-Software-Partner GmbH finden Sie unter: www.archivierungspflicht.de


Praxisbericht E-Bilanz: Wie Systemsoftware und Steuerberater zusammen wirken

Matthias Kumlehn ist Leiter der Buchhaltung im Kaufhaus Schwager GmbH & Co. KG. In der Fachzeitschrift BC – Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling hat er nun in der aktuellen Ausgabe einen Bericht von der „E-Bilanz-Front“ veröffentlicht.

Die Fragestellung: Wie wird die Erstellung der E-Bilanz für ein Unternehmen wie das Kaufhaus Schwager (10 Filialen, 220 Mitarbeitern, 5 Mio € Jahresumsatz) ablaufen? Was sind die Kernanforderungen und welche Systemsoftware eines IT-Dienstleisters kann diese erfüllen? Und nicht zu vergessen: Welche Nachteile und Vorteile gibt es global gesehen?

Das Kaufhaus Schwager hat vor der Anschaffung einer Software mit der Erstellung einer Checkliste begonnen: Was ist beim Einsatz eines Tools wichtig? Was soll es leisten können und was versprechen sich alle Beteiligten davon?

Einige Kern-Anforderungspunkte für Kumlehn waren:

-          Die Software soll weiter zur Digitalisierung beitragen (Stichwort „papierloses Büro“)

-          Zeit und Aufwand sollen sich durch das Tool reduzieren

-          Die XBRL Daten der E-Bilanz sollen weiterverwertbar sein, z.B. zu Zwecken der Offenlegung

Im Einsatz bei Schwager befindet sich Opti.Tax der hsp Handels-Software-Partner GmbH. Kumlehns Erfahrungsbericht enthält dabei einige Überraschungen für diejenigen, die der E-Bilanz skeptisch gegenüber stehen – oder für diejenigen, die sich damit nicht befassen wollen und „alles“ dem Steuerberater überlassen.

Kumlehn berichtet, dass das Mapping, also die Zuordnung von Sachkonten zu standardisierten Taxonomiepositionen in der E-Bilanz, in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater rund 6 Stunden in Anspruch genommen hat. Für den ersten Mandanten. Nun allerdings verwaltet Kumlehn beim Kaufhaus Schwager insgesamt 5 selbständige Mandanten mit jeweils 400 Sachkonten.

Glücklicherweise war es in dem Zusammenhang möglich, Zuordnungsvorlagen aus dem ersten Mandanten zu erstellen, so dass Kumlehn feststellt: „Der Zeitaufwand für weitere Projekte dürfte nun jeweils 1 bis 2 Stunden betragen.“

Und nicht zu vergessen: „Die Firma Schwager sieht bis auf die Zurverfügungstellung der steuerlichen Umbuchungen keinen zusätzlichen Bedarf an steuerlicher Beratung im Bereich E-Bilanz mehr. Insgesamt wird geschätzt, dass das Zeitverhältnis ‚Unternehmen – Steuerberater‘ künftig ca. 2:1 sein wird.“

Nun steht zwar die Anschaffung der Software zunächst auf der „Soll“-Seite, aber sobald die Umstellung erledigt ist, spricht nur noch wenig gegen die selbst erstellte E-Bilanz. Es spricht sogar einiges dafür. Der Einsatz eines eigenen Tools hat beim Kaufhaus Schwager noch weitere Vorteile zur Folge und macht eine Weiterverarbeitung oder granulare Verwendung der Daten nun zu einer Fingerübung:

„Unser Unternehmen plant, nun unterjährig Bilanzen zu erstellen, z.B. quartalsweise. So können Stichtagsbilanzen einzelner Profitcenter realisiert werden, was bislang im Buchhaltungssystem nicht möglich war.“

Die Praxis zeigt also, dass es sehr gute Gründe für Unternehmen gibt sich damit auseinander zu setzen, ob und welches Tool für die E-Bilanz das richtige ist, um die individuellen Anforderungen jeder Firma zu erfüllen. Die Einführung der E-Bilanz mag primär aus Gründen der administrativen Vereinfachung und zur schnelleren statistischen Analyse der Steuerdaten durch den Fiskus voran getrieben worden sein – allerdings zeigt sich, dass abhängig von der Vielseitigkeit der eingesetzten Software genau diese Vorteile auch für die Steuerpflichtigen gelten. Wieso auch nicht? Ein klarer Fall von: Aus der Not(-wendigkeit) eine Tugend gemacht.

Den vollständigen, detaillierten Bericht aus der BC – Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling 09/2013 kann hier als PDF heruntergeladen werden: Klick

 

Ersterscheinung in “BC – Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling”, Heft 9/2013, Erfahrungsbericht: Aus der Praxis – für die Praxis: Einführung der E-Bilanz: Zusammenwirken von Systemsoftware und Steuerberater, Seiten 406 bis 410, mit freundlicher Genehmigung der BC-Redaktion, Verlag C.H.BECK oHG, München (www.bc-online.de).