Der Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis hat verschiedene Publikationen über elektronische Archivierung in Verbindung mit E-Mail Archivierung herausgebracht.

Insbesondere seine Online-Publikation “E-Mail: Archivieren, Beweissichern, Filtern” beinhaltet einige interessante Informationen über die Auslegung der derzeitigen Gesetzeslage.

Ordnungsmäßige Archivierung und E-Mail-Kommunikation
Die Finanzbehörde ist berechtigt, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen, § 147 Abs. 6 AO. Um der Finanzbehörde dies zu ermöglichen muss der Steuerpflichtige die steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation elektronisch archivieren und sicherstellen, dass die Dokumente während der Aufbewahrungsfrist maschinell ausgewertet werden können. Diese gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium (BFM) mit seinem Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)1 und ergänzenden „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ vom 6. März 2002 konkretisiert. Hiermit werden die seit dem Schreiben des BFM vom 7.11. 1995 bestehenden „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)3 ergänzt.

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