Abschaltung von Altsystemen

Entsprechend dem stets zunehmenden technischen Fortschritt nimmt die durchschnittliche Nutzungsdauer von elektronischen Datenverarbeitungssystemen ab. Nicht selten kommt es daher zu Systemwechseln der Anwendungssoftware und -hardware. Auch im Hinblick auf den Datenzugriff der Finanzverwaltung stellt dies erhöhte Anforderungen an Speicherlösungen und Systempflege bei Versionsänderungen, Updates oder Upgrades.

Ausgemusterte Hard- und Software muss während der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten immer dann in uneingeschränkt nutzbarem Umfang weiter für den Datenzugriff vorgehalten werden (BMF, Fragen- und Antwortenkatalog, Stand 6. 3. 2003, III.12.), wenn Altdaten nicht unverändert durch ein neues bzw. ein upgedatetes System im Sinne der GDPdU ausgewertet werden können. In einem solchen Fall ergibt sich die Notwendigkeit, die Funktionsbereitschaft des Altsystems während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten oder aber sicherzustellen, dass das Zugriffsrecht unverändert erhalten bleibt (Schaumburg, DStR 2002, 830). Eine Lösung dieses Problems böte die Anschaffung von Softwaresystemen, die eine rückwärts gerichtete Kompatibilität gewährleisten (Schmittmann, WPg 2001, 1055), d. h. einen umfassenden Zugriff auf alle, im ausgemusterten System gespeicherten Daten ermöglichen. Dies würde aber die Auswahlmöglichkeiten von Unternehmen in Bezug auf neue Software erheblich einschränken.

In nicht seltenen Fällen sind Unternehmer bei der Auswahl von Software im Falle von Systemwechseln zudem teilweise fremdbestimmt und müssen mit ihrer IT-Strategie auf Veränderungen von Seiten der Softwarehersteller oder auf Bedürfnisse wirtschaftlicher Partner reagieren. So werden Systemwechsel in neue Softwareprodukte, die keine unveränderte Auswertbarkeit von Altdaten erlauben, teilweise nicht vermeidbar sein. Ausgemusterte Hard- und Software müsste dann während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in funktionsbereitem Zustand gehalten werden (Burchert, INF 2001, 266; Schmittmann, WPg 2001, 1056). Je nach Umfang der zu archivierenden Daten und der EDV-Struktur des Unternehmens kann dies mit sehr hohem Aufwand für zusätzlich benötigte Hard- und Software verbunden sein. So ist nicht auszuschließen, dass auch künftig noch Lizenz- und Wartungsgebühren für bereits ausgemusterte Software anfallen (Kaminski/Kerssenbrock/ Strunk, K & K 2002, 230). Diese Problematik verstärkt sich, je kleiner das betroffene Unternehmen ist (Kromer, DB 2001, 68); hier könnten die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten in Einzelfällen zu unzumutbaren und unverhältnismäßigen Belastungen führen.

Quelle: DStR 23/2003, S. 924 f